仪器设备的编码是快速准确调取设备相关信息及资料的保证，是实验室内部仪器设备档案管理的识别码，实验室应建立实验室设备清单，为每台设备编制内部编码并根据实际情况制定编码标签，既保证了仪器设备档案和设备相关记录以及配件的唯一性,也便于仪器设备维修、期间核查、计量校准等信息调取,方便管理,易于统计。

实验室内部根据所需要达到的管理效果建立设备档案模板，在仪器进入实验室时，将仪器设备的内部编号、名称、型号、序列号、生产日期等基本信息填入设备档案模板中，并将仪器设备包含的装箱清单、合格证、保修卡、说明书等集中放置归档，一份完整的设备档案应还包含有采购申请、设备验收、以及后期设备使用过程中相关记录和报废申请。

实验室的每台仪器设备都有一个使用周期，在整个使用周期中实验室应做到动态跟踪管理，整个周期包含建档、使用、保养、维修、改造、报废；应建立使用记录、维护保养记录、维修记录、期间核查记录、年度计量校准报告等来确保设备日常使用过程中的稳定性与可靠性。

在现今网络化信息化快速发展的时代，纸质文件的优势是记录详细，但查阅繁琐且容易丢失，为响应节能减排，提倡无纸化，基于仪器设备档案管理的多类多种多项性，实验室可采用传统与现代双结合的管理模式，保留原有纸质管理文件，创建二维码扫描管理系统或ERP系统，将每台设备的相关纸质文件证书以及每台设备动态管理的相关信息以及记录录入保留在数据库中，便于查阅，又能预防因纸质文件的丢失而缺少了可追溯性。

信息化系统管理可实现与实验室负责人共同管理仪器设备档案管理，采用集中与分散相结合的管理模式，按部门/按级分类，设置查看及填表权限，根据需要选择查询内容，随时检索实验室设备的相关资料、使用状态，设备相关计划的运营实施等相关信息，为实验室活动提供真实准确及时的信息，实现实验室的规范化、精准化，提高各实验室管理人员的工作效率。

设备使用过程中难免出现故障维修，更换配件等问题，但因为配件量大类多，并且多为脱离仪器设备主机，容易出现丢失或与仪器设备不匹配等问题，不利于管理，为此实验室需设立配件库，集中归类保存，集中管理；配件归类可按照：水、电、气、机械件、通用件等分类归放，这样可形成一个资源开放共享的平台。